Lo esencial: tus datos permiten gestionar tu cuenta, formación y reconocimientos. Leer esta política no autoriza cualquier tratamiento. Puedes conocer, corregir y solicitar la eliminación de tu información, con las condiciones previstas en la ley.
1. Responsable y alcance
Esta política comprende los datos personales tratados en el portal Certiya360 y en las funciones correspondientes de su app móvil: registro, inscripciones, actividad académica, pagos administrativos, acceso al campus EducaPlus, certificados y microcredenciales.
- Entidad operadora y responsable
- Nombre legal pendiente de confirmación
- RUC
- Pendiente de confirmación
- Domicilio legal en Ecuador
- Pendiente de confirmación
- Correo de atención
- Canal pendiente de confirmación
- Teléfono
- Pendiente de confirmación
El responsable decide las finalidades y los medios del tratamiento y debe atender tus solicitudes. Los docentes, administradores y proveedores actúan dentro de sus atribuciones; no quedan autorizados a utilizar tu información para fines propios ajenos al servicio.
Delegado de protección de datos: está pendiente confirmar su designación conforme a la ley y las disposiciones de la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP). Su reglamento contempla casos obligatorios, entre ellos instituciones que tratan habitualmente datos de menores. La institución debe verificar su situación e incorporar la identidad y los datos de contacto del delegado cuando sea exigible. Esto no sustituye el canal de atención del responsable.
Los sitios externos a los que decidas acceder, como redes sociales o servicios de mensajería, pueden realizar tratamientos propios sujetos a sus políticas. Las transferencias efectuadas por Certiya360 siguen siendo responsabilidad del operador en lo que le corresponda.
2. Qué datos se tratan y de dónde provienen
- Identificación y cuenta: nombres y apellidos, correo, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, teléfono cuando lo proporcionas, credenciales de acceso y constancias de aceptación o lectura. Según el trámite, pueden solicitarse imágenes del documento de identidad.
- Información académica: cursos y eventos, matrículas, asistencia, actividades, resultados, solicitudes y datos de acceso o vinculación con EducaPlus.
- Pagos y movimientos: comprobantes, referencias, estados de revisión, compras y uso de saldos o monedas internas, cuando utilizas esas funciones. El comprobante puede contener información bancaria; evita incluir datos ajenos al pago.
- Reconocimientos: certificados, microcredenciales, competencias, entidad emisora, códigos de verificación, fechas y estados de vigencia, expiración o revocación.
- Información técnica y de comunicaciones: sesiones, tokens de acceso, registros de actividad y errores, información de conexión o dispositivo necesaria para operar el servicio y, si activas notificaciones, la suscripción técnica correspondiente.
La información procede principalmente de tus formularios, archivos y uso del sistema. También puede ser incorporada por personal autorizado, docentes, entidades que gestionan una inscripción o sistemas académicos vinculados. Cuando no se obtiene directamente de ti, el responsable debe informarte su origen, categorías y condiciones de tratamiento dentro de los plazos legales; puedes solicitar esa información.
Los registros están organizados en las bases de datos del sistema y en sus repositorios de documentos y registros técnicos. No se solicitarán datos sensibles innecesarios. Una imagen del documento no supone autorización para reconocimiento biométrico ni para otros usos adicionales.
3. Para qué se utilizan y con qué base jurídica
El artículo 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) contempla varias bases de legitimación. Cada tratamiento debe tener una base concreta y documentada; aceptar esta política no reemplaza esa evaluación.
| Finalidad | Base y límites |
|---|---|
| Crear y administrar la cuenta, atender una solicitud de inscripción y prestar la formación contratada. | Medidas precontractuales solicitadas por el titular y ejecución de la relación contractual, solo en lo necesario para esas actividades. |
| Gestionar pagos, comprobantes, facturación y requerimientos legales aplicables. | Ejecución contractual y obligaciones legales identificadas por el responsable. No basta invocar una obligación sin precisar su fundamento cuando se solicite. |
| Registrar resultados, emitir certificados y microcredenciales y conservar su trazabilidad. | Ejecución del servicio y, cuando corresponda, obligaciones legales. La consulta pública tiene límites propios, explicados en la sección 5. |
| Proteger las cuentas, prevenir fraude y mantener registros técnicos necesarios. | Necesidad del servicio y, cuando corresponda, interés legítimo documentado y ponderado frente a tus derechos. Puedes solicitar información sobre esa ponderación y ejercer oposición. |
| Enviar avisos de matrícula, acceso, pagos, resultados y estado de tus reconocimientos. | Gestión del servicio solicitado. Los mensajes deben limitarse a esa finalidad. |
| Enviar publicidad, utilizar datos para una finalidad opcional o activar permisos opcionales. | Consentimiento previo, específico, informado y revocable cuando sea la base aplicable. No se presume por el registro ni por leer esta política. |
Si se requiere consentimiento para varias finalidades, deben distinguirse y permitir una elección real. Puedes retirarlo por el canal del responsable sin justificar tu decisión y con un procedimiento sencillo. La retirada no afecta la licitud de actuaciones anteriores ni impide los tratamientos que deban continuar con otra base legítima, de la que deben informarte.
No se utilizarán los datos para una nueva finalidad incompatible sin cumplir previamente las condiciones de la ley y proporcionar la información correspondiente.
4. Datos necesarios, opcionales y exactitud
El formulario de registro solicita nombres y apellidos, correo, tipo y número de documento y fecha de nacimiento para identificar la cuenta y gestionar el servicio. El teléfono es opcional en ese formulario. Otros trámites pueden requerir datos o documentos adicionales, cuya necesidad debe explicarse al solicitarlos.
Si no facilitas los datos indispensables, puede no ser posible crear la cuenta, verificar una inscripción, validar un pago o emitir correctamente una credencial. Negarte a publicidad u otro uso opcional no debe impedir acceder al servicio principal.
La información incompleta o incorrecta puede provocar errores de identificación, acceso o emisión. Puedes corregirla o solicitar su actualización; cuando afecte a un reconocimiento emitido, puede ser necesario revisar su correspondencia con el expediente.
5. Qué se muestra al verificar una credencial
Los códigos y enlaces de verificación permiten que un tercero compruebe un reconocimiento. Debes considerar esta visibilidad antes de compartir un certificado, una microcredencial o su código QR.
- Microcredenciales: la consulta por código o QR muestra el nombre del titular, código, nombre y categoría del reconocimiento, entidad emisora, competencias, imagen, fechas pertinentes y estado. Esa respuesta no incluye el correo, el número de documento ni el motivo interno de una revocación.
- Certificados: existe una consulta pública mediante número de documento y una validación del certificado que muestra información del reconocimiento y del titular; en la vista de validación el documento se presenta parcialmente oculto. No equivale a abrir públicamente todo el expediente académico.
La institución debe justificar y documentar la necesidad y la base jurídica de esta exposición, limitarla a lo pertinente e informarla al emitir el reconocimiento. Cuando la publicación sea opcional y se sustente en consentimiento, debe ofrecerse una decisión separada. La aceptación general de los términos no autoriza publicar cualquier dato.
Si necesitas revisar la visibilidad o corregir información pública, solicita al responsable la evaluación de tu caso. Los datos estrictamente necesarios para acreditar la autenticidad o conservar un registro sujeto a una obligación legal deben evaluarse individualmente, sin excluir tus derechos de forma automática.
6. Quién puede recibir los datos y transferencias
Según la función utilizada, accede personal autorizado de administración, soporte y docencia. Pueden intervenir proveedores de alojamiento, base de datos, almacenamiento, correo y notificaciones, así como el campus EducaPlus y las entidades académicas que participan en el servicio. Las autoridades competentes pueden requerir información conforme a la ley.
La vinculación con EducaPlus puede transmitir nombres, apellidos, correo y los datos necesarios para crear o asociar el acceso al campus. Los proveedores que actúen como encargados deben tratar los datos con instrucciones, confidencialidad, medidas de seguridad y garantías contractuales correspondientes. Si una entidad decide finalidades propias, debe identificarse su papel e informar las condiciones aplicables.
Proveedores, ubicación y transferencias: Pendiente de confirmación institucional: deben identificarse los proveedores y destinatarios, sus países de tratamiento, las finalidades y las garantías de las transferencias aplicables, incluido EducaPlus.
Una transferencia internacional requiere cumplir la LOPDP, su Reglamento General y las disposiciones vigentes de la SPDP: nivel adecuado de protección, garantías apropiadas u otra condición legal aplicable. No se presume autorización para enviar datos a cualquier país por el hecho de registrarte. Puedes solicitar información sobre destinatarios y garantías al responsable.
Cuando tú compartes una credencial en una red social o abres WhatsApp, ese servicio recibe los datos que decides enviar y la información técnica propia de su uso. Revisa el contenido y sus condiciones antes de enviarlo.
7. Durante cuánto tiempo se conservan
La conservación debe limitarse al tiempo necesario para la finalidad informada, considerando la duración de la relación académica, las obligaciones legales aplicables, la atención de reclamos y la trazabilidad de reconocimientos. No es admisible conservar todo indefinidamente por conveniencia.
La cuenta, los expedientes académicos, las imágenes de identidad, los comprobantes, los registros técnicos y las copias de respaldo requieren criterios diferenciados. Al cesar la necesidad, corresponde eliminar, anonimizar o restringir los datos según la ley. El cierre de una cuenta no permite desconocer obligaciones concretas de conservación, pero tampoco justifica mantener información ajena a ellas.
Plazos y criterios institucionales: Pendiente de confirmación institucional: deben establecerse los plazos o criterios verificables para cada categoría y el procedimiento de eliminación, restricción y gestión de respaldos. Esta versión no fija plazos que el sistema aún no ha confirmado.
9. Validaciones y procesos automatizados
El sistema ejecuta reglas técnicas para validar formularios, registrar movimientos, calcular avances o reconocimientos y determinar estados por fechas o requisitos. Algunas operaciones con saldos internos pueden confirmarse automáticamente. El análisis técnico de comprobantes puede ayudar a extraer información; no reemplaza por sí solo la revisión que el trámite requiera.
Cuando una decisión basada única o parcialmente en tratamiento automatizado produzca efectos jurídicos o afecte tus derechos, puedes ejercer las garantías del artículo 20 de la LOPDP: conocer la lógica y los criterios relevantes, obtener una explicación, presentar observaciones e impugnar la decisión, con la intervención que corresponda. No renuncias a esas garantías al usar la plataforma.
10. Datos de niñas, niños y adolescentes
Estos datos requieren protección reforzada e información adecuada a la edad. Debe verificarse la intervención del representante legal cuando sea necesaria. La LOPDP reconoce a adolescentes desde los quince años la posibilidad de consentir el tratamiento y ejercer los derechos previstos en la ley; esto no sustituye las reglas sobre capacidad para contratar un curso.
La institución debe verificar la edad y, cuando corresponda, la representación y autorización antes de realizar el tratamiento que las requiera. No se presume esa autorización por seleccionar una casilla genérica. Si se detecta un registro sin los requisitos aplicables, debe revisarse y adoptar las medidas de protección correspondientes.
11. Protección de la información
El sistema incorpora autenticación, contraseñas almacenadas mediante hash y controles de acceso según roles en las funciones que los utilizan. El responsable debe evaluar y mantener medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo, especialmente sobre documentos de identidad, comprobantes, respaldos e integraciones externas.
Ningún sistema permite prometer seguridad absoluta. Ante un acceso o una divulgación indebida, corresponde gestionar el incidente, reducir sus efectos y efectuar las comunicaciones al titular y a las autoridades cuando sean legalmente exigibles. Puedes comunicar una incidencia al canal del responsable indicado en la sección 1.
12. Tus derechos y cómo ejercerlos
- Información y acceso: conocer si se tratan tus datos, cuáles, su procedencia, finalidad, base y destinatarios, y acceder a ellos.
- Rectificación y actualización: corregir información inexacta o incompleta.
- Eliminación y anulación: solicitar la supresión o anulación que corresponda cuando se cumplan las condiciones legales. Una obligación de conservación debe justificarse; no puede alegarse de forma general.
- Oposición y suspensión: oponerte al tratamiento y solicitar su suspensión en los supuestos previstos por la ley.
- Portabilidad: solicitar por el canal del responsable una copia de tus datos o su transmisión a otro responsable, identificando el destino cuando corresponda, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, conforme a las condiciones legales aplicables.
- Retirada del consentimiento: detener los tratamientos sustentados en él, sin afectar retroactivamente lo realizado lícitamente.
- Decisiones automatizadas: ejercer las garantías indicadas en la sección 9 y no quedar sujeto a decisiones prohibidas por la ley.
Presenta tu solicitud al responsable: utiliza el correo o domicilio de la sección 1. Indica tu nombre, un medio para recibir la respuesta, el derecho que deseas ejercer y el dato o trámite relacionado. Si actúas por otra persona, acredita la representación. No envíes contraseñas ni documentos ajenos a lo necesario.
El ejercicio es gratuito. La verificación de identidad debe ser proporcional y no convertirse en una barrera. Los derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación y oposición se atienden dentro del plazo de quince días previsto por la LOPDP; para los demás se aplican sus reglas y plazos correspondientes. La respuesta debe explicar las medidas adoptadas o los motivos legales de una negativa, y las vías para impugnarla.
Si no recibes una atención adecuada, puedes acudir a la Superintendencia de Protección de Datos Personales mediante sus canales oficiales, y ejercer las acciones administrativas, judiciales o constitucionales que correspondan, incluido el hábeas data. Contactar primero al operador no implica renunciar a esas vías.
13. Actualizaciones y fuentes oficiales
La fecha y versión aparecen al inicio. Los cambios relevantes deben comunicarse de forma accesible. Nuevas finalidades, destinatarios o condiciones no se legitiman retroactivamente publicando otra versión; requieren información y, cuando proceda, una nueva autorización específica.
Consulta también los términos y condiciones. Esta política se basa en las siguientes fuentes oficiales ecuatorianas:
- Constitución de la República, arts. 66.19 y 92.
- Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, especialmente arts. 7, 8, 10, 12 a 20 y disposiciones sobre seguridad y transferencias.
- Reglamento General de la LOPDP.
- Normativa y resoluciones de la SPDP, en particular las disposiciones aplicables a transferencias y delegados de protección de datos.